2005年末に、国際事務局が2010年上海万博の登記報告を認可した後、組織委員会はできるだけ早く外交ルートを通じて出展が予想される各国政府と国際機関に正式の招待状を出す。ここから2010年上海万博の誘致活動が始まる。同時に非政府組織、ＮＰＯと企業などの民間の出展者は、組織委員会から直接招待を受ける。さらに、企業などの民間出展者についても、組織委員会は出展企業に対して中国政府に出展の意向を報告するよう求める。最初の出展者を誘致する過程で、組織委員会は国連の全構成国と主な国際機関（特に目的が2010年万博のテーマと密接に関連する機関）に正式の招待状を出す。同時に組織委員会は、２国間協議によって、特定の非政府機関、ＮＰＯ、企業に招待状を送る。

招待された政府出展者は、外交ルートを通じて、万博出展の意向を確認すべきで、招待された非政府出展者は直接、組織委員会に出展の意向を確認すべきである。

組織委員会は、「出展案内」を発表して、出展が予想される者に参考となる文書を提供し、同時に組織委員会と協議を展開するための基礎を提供する。

出展の意向を確認した後、出展者は必ず組織委員会に「出展趣意書」と「展覧項目」を提出する。組織委員会は「出展趣意書」の書類を受け取り、認可した後、出展者の正式申請と他の要素などを考慮して、出展者に建設場所あるいは展示空間を分配する。